Wat zijn de voordelen van één aanspreekpunt voor schoonmaak en onderhoud?

Dat is geen uitzondering. Zo gaat het vaak als je met meerdere losse leveranciers werkt. De vraag is dus: wordt het eenvoudiger als schoonmaak en onderhoud via één aanspreekpunt lopen?

In de meeste gevallen wel. Hieronder lees je waarom, en waar je op let als je een partner kiest.

Wat betekent één aanspreekpunt eigenlijk?

“Eén aanspreekpunt” kan drie verschillende dingen betekenen. Het helpt om die uit elkaar te houden:

• Eén contactpersoon. Je belt één persoon, maar daarachter zitten nog steeds losse afspraken met verschillende partijen.
• Eén coördinerende partij. Eén bedrijf regelt schoonmaak en onderhoud, en schakelt voor specialistisch werk zelf andere vakbedrijven in.
• Eén partij die alles zelf uitvoert. In de praktijk zeldzaam, en ook niet altijd wenselijk.

Voor de meeste VvE's is het tweede model het interessantst. Een lift, een cv-installatie of een dakrenovatie blijft werk voor een specialist. Het verschil zit in wie de regie heeft: jij, of je dienstverlener.

Vijf voordelen voor VvE-beheerders.

1. Minder tijd kwijt aan afstemmen

Eén melding, één nummer. Je hoeft niet zelf uit te zoeken of iets bij de schoonmaker, de klusjesman of de installateur hoort.

2. Meldingen blijven minder snel liggen

Bij losse leveranciers valt een melding soms tussen twee partijen in. Water op de vloer van de gemeenschappelijke berging: is dat iets voor de schoonmaker of voor de klusjesman? Als één partij verantwoordelijk is voor de opvolging, is die discussie er niet.

3. Beter overzicht van wat er is gedaan

In plaats van rapportages uit drie verschillende hoeken heb je één overzicht. Wat is er gedaan, wat staat nog open, wat is doorgezet naar een specialist?

4. Problemen worden eerder gezien

Een schoonmaker die elke week in het trappenhuis staat, ziet het als er een tegel loszit of een deur niet meer goed sluit. Liggen schoonmaak en onderhoud bij dezelfde partij, dan komt zo'n signaal direct op de goede plek terecht. En niet pas bij de volgende bewonersklacht.

5. Duidelijkere verantwoordelijkheden

Wie wat doet, staat in één set afspraken. Dat maakt het makkelijker om iemand aan te spreken als het niet goed gaat.

Benieuwd hoe schoonmaak en dagelijkse gebouwondersteuning samen kunnen werken? Lees meer over onze huismeester- en gebouwondersteuning.

Meerdere leveranciers of één aanspreekpunt: wat werkt beter?

Zo verhouden de twee modellen zich tot elkaar:

• Communicatie: bij losse leveranciers heb je contact per leverancier, bij één coördinerende partij één vast aanspreekpunt.
• Meldingen: opvolging per partij, tegenover centrale coördinatie.
• Specialistische kennis: zelf per specialisme zoeken en inschakelen, tegenover een partij die specialisten uit haar netwerk inschakelt.
• Administratie: meerdere contracten en facturen, tegenover minder administratie.
• Kosten: losse prijzen per dienst, tegenover één totaalprijs. Vraag om een uitsplitsing, dan vergelijk je eerlijk.
• Verantwoordelijkheid: per leverancier afgebakend, tegenover centrale regie bij één partij.

Eén partij die de regie houdt, scheelt je elke week regelwerk.

Belangrijk is wel dat die coördinatie ook echt in het contract staat. Daarover meer hieronder.

Waar let je op bij het kiezen van een partner?

Ga je aanbieders vergelijken? Met deze vragen kijk je door de offertes heen.

Vragen die je kunt stellen

1. Welke werkzaamheden voeren jullie zelf uit, en welke besteden jullie uit?
2. Wie coördineert de onderaannemers, en wie is verantwoordelijk als het misgaat?
3. Welke reactietijden gelden voor meldingen, en waar staat dat vastgelegd?
4. Hoe en hoe vaak rapporteren jullie over uitgevoerde werkzaamheden?
5. Wie wordt mijn vaste contactpersoon?
6. Kan ik onderdelen los opzeggen als dat nodig is?

Past één aanspreekpunt bij jouw VvE?

Herken je meerdere van deze punten? Dan levert één aanspreekpunt je waarschijnlijk veel op.

Checklist

• We werken met meerdere leveranciers voor terugkerende werkzaamheden.
• Meldingen blijven regelmatig liggen tussen verschillende partijen.
• Het kost veel tijd om werkzaamheden en afspraken af te stemmen.
• Bewoners weten niet altijd bij wie ze een melding moeten doen.
• Er is weinig centraal overzicht van uitgevoerde werkzaamheden.
• We willen schoonmaak en onderhoud beter op elkaar laten aansluiten.

Meer overzicht over schoonmaak en gebouwonderhoud

Hoeveel tijd je bespaart, hangt af van je gebouw, de werkzaamheden en hoeveel tijd je nu kwijt bent aan afstemmen. Maar in de praktijk scheelt één partij die de regie houdt je al snel elke week tijd.

Bij RD Multiservices combineren we VvE-schoonmaak met praktische gebouwondersteuning. Met duidelijke afspraken, korte lijnen en een vast aanspreekpunt, zodat jij weet wat er speelt in je complex.

Benieuwd wat dat voor jouw VvE kan betekenen? Ontdek onze huismeester- en gebouwondersteuning.